Tietosuojakäytäntö ja rekisteriseloste

Tietosuojakäytäntö ja rekisteriseloste

Innovation Home Oy, päivitetty 20.05.2024

Yhteystiedot
Yritys: Innovation Home Oy
Y-tunnus: 2709251–5
Postiosoite: Tekniikantie 2, 02150 Espoo
Sähköposti: work@innovationhome.fi

 

Innovation Home:n Tietosuojakäytännöt

Yksityisyytesi kunnioittamisessa Innovation Home noudattaa seuraavia tietosuojaan liittyviä periaatteita:

1. Arvostamme luottamustasi, jota meille osoitat, kun annat meille henkilökohtaisia tietojasi. Käytämme aina henkilökohtaisia tietojasi tavalla, joka on oikeudenmukainen ja osoittamasi luottamuksen arvoinen.

2. Sinulla on oikeus saada selkeät tiedot siitä, kuinka henkilökohtaisia tietojasi käytämme. Olemme aina avoimia siitä, mitä tietoja keräämme, mihin niitä käytämme, kenen kanssa niitä jaamme ja keneen sinun tulisi ottaa yhteyttä, mikäli sinulla on kysyttävää.

3. Jos sinulla on mitä tahansa henkilökohtaisten tietojesi käyttöä koskevia kysymyksiä, selvitämme ne yhdessä viipymättä.

4. Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin suojellaksemme tietojasi väärinkäytöltä ja pitääksemme ne turvassa.

5. Noudatamme kaikkia Suomen ja EU:n soveltuvia tietosuojalakeja ja -määräyksiä ja teemme yhteistyötä tietosuojaviranomaisten kanssa. Mikäli tietosuojalainsäädäntöä ei ole, noudatamme tietosuojaa koskevia yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä.

6. Otamme huomioon kaikissa palveluissamme myös tietosuojan. Keskustelemme asiakkaidemme kanssa tietosuoja-asioista ja vastaamme parhaan kykymme mukaan asiakkaidemme tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

7. Henkilöstömme työsopimuksissa otetaan huomioon salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakaskohtaiseen tietoon, joihin heillä on työtehtäviensä puolesta pääsy. Henkilöstömme pääsy asiakaskohtaisiin tietoihin rajautuu sellaiseen tietoon, joka on tarpeellista heidän työtehtäviensä suorittamisen osalta.

Innovation Home on sitoutunut turvaamaan yksityisyytesi ja varmistamaan, että henkilökohtaisia tietojasi suojellaan. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, millaisia henkilökohtaisia tietoja me keräämme sekä kuinka kyseisiä tietoja käytämme, luovutamme ja suojelemme.

 

Innovation Home asiakas- ja henkilötietoja sisältävät rekisterit

Rekisterin pitäjä: Innovation Home Oy (jäljempänä Innovation Home tai IH)

Y-tunnus: 2709251-5
Osoite: Tekniikantie 2, 02150 Espoo
Sähköposti: work@innovationhome.fi

 

Rekisterien tarkoitus

IH pitää yllä rekistereitä asiakkaistaan, yhteyshenkilöistään, mahdollisista prospekteistaan sekä omasta henkilökunnasta.

IH käyttää suoraan rekisteröidyltä itse keräämiään tietoja viestintään, omien palveluiden kehittämiseen, sekä yhteydenottoihin IH:n ja yllä lueteltujen sidosryhmien välillä. Viestintä voi olla luonteeltaan myös markkinointiviestintää, mutta tällöinkin rajautuu vain IH:n tarjoamiin palveluihin. IH ei käytä sopimusasiakkailta, tai yhteistyökumppaneilta saamiaan henkilötietueita yllämainittuihin tarkoituksiin ilman asianomaisen lupaa.

Rekistereissä säilytetään vain sellaista tietoa, joka on täysin tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen.Esimerkkinä Innovation Home asiakasrekisteri, johon on välttämätöntä kirjoittaa asiakkaan yhteyshenkilöiden nimet.

Tietojen poistoperiaatteet on lueteltu seuraavassa kappaleessa. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä.

 

IH:n ylläpitämien rekisterien tietosisältö ja käsittelyperiaatteet

IH pitää yllä alla kuvattuja rekisterejä. Kaikkien rekistereiden tietosisältö on IH:n toimihenkilöiden vaitiolositoumuksen alaista.

Asiakas- ja sopimusrekisterit (Hubspot)

Laskutustietorekisteri

• Procountor-palvelu
• Asiakkaan laskutusosoite ja laskutukseen liittyvät tiedot, mm. viitetoivomus ja maksuehdot
• Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjen laskujen tietoja ei poisteta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi
• Pääsy vain IH:n henkilökunnan jäsenillä sekä kirjanpitäjillä, jotka työtehtäviensä suorittamiseksi kyseisiä tietoja tarvitsevat. Kirjanpito on ulkoistettu Rödl & Partner Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus: 2080068–9).

Asiakastietorekisteri

• IH tilavarausohjelmisto Asio ja Hubspot (CRM)
• Asiakkaiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja asemat
• Markkinointiestot (kaikki markkinointi, vain sähköposti, vain SMS)
• Jaottelu tiedottamisen kannalta tarkoituksenmukaisiin ryhmiin (esim. sopimuksiin liittyvät asiat, markkinointiin liittyvät viestit ja toimialakohtaiset tiedotustarpeet).
• Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@coworkinghome.com

IH:n toimihenkilöiden palkkatietorekisteri

• Palkanlaskenta on ulkoistettu Rödl & Partner Asianajotoimisto Oy (Y-tunnus: 2080068-9)
• Lakisääteiset tiedot palkanmaksua ja vuosi-ilmoituksia varten
• Tiedot poistetaan pyydettäessä, kun vuosi-ilmoitukset on tehty. Jo kirjattuja palkanmaksuja ei poisteta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi
• Pääsy vain kirjanpitäjillä, palkanlaskijoilla sekä IH:n rajoitetulla palkanmaksusta vastaavalla henkilökunnalla

IH:n toimihenkilöiden työsopimusrekisteri

• Työsopimukset, työtodistukset, palkkaustiedot, CV:t, vaitiolositoumukset. Säilytys Sharepoint sekä palkanlaskenta
• Tietoja ei poisteta
• Pääsy vain IH:n johdolla.

Markkinointirekisteri

• Hubspot (CRM)
• Kohdetoimialueiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet
• Käyttö vain IH:n palveluihin liittyvään tiedottamiseen
• Kerätty itse asiakkaiden julkisilta nettisivuilta, jäsenrekisteristä, tai hankittu muiden julkisten kanavien kautta
• Tiedot poistetaan pyydettäessä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi

IH:n palveluita käyttävien henkilöiden käyttöoikeustiedot

• Asio -tilavarausjärjestelmä
• Tiedot poistetaan joko henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyytäessä. Jo tehtyjä varauksia tai muita tietokantapäivityksiä ei poisteta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi

IH:n kulun ja kameravalvonnan rekisteri

• Avigilon Alta -kameravalvontajärjestelmä
• Valvontakamerat kuvaavat vain IH:n operoimia, vuokraamia, tai omistamia kiinteistöjä
• Valvontakamerat ovat käytössä IH:n ja IH:n asiakkaiden omaisuuden ja henkilökohtaisen turvallisuuden turvaamiseksi
• Valvontakamerat eivät tallenna ääntä, eivätkä tunnista kasvoja
• Valvontakamerat tallentavat 30-päivää ja tiedot pyyhitään, sekä päällekirjoitetaan kyseisen ajanjakson kuluttua
• Kulunvalvonnan osalta pääsy tallenteisiin on rajattu IH:n vastuuhenkilön (Tommi Aaltonen) taakse. Muut IH:n työntekijät eivät pääse järjestelmään
• Tiedot poistetaan joko henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyytäessä. Pyynnön välittäjän on tarjottava tarkat kellonajat, sekä päivämäärät tallenteista, joissa pyytäjä tai pyydetyn organisaation edustajat esiintyvät ja jotka toivotaan poistettavan. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi

 

Asiakastietojen luovutukset

IH ei luovuta asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille (pois lukien IH:lle palveluita tuottavat alihankkijat/urakoitsijat. Näissä tapauksissa vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi luovutetaan). IH ei myy eikä vuokraa asiakasrekisterinsä tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli asiakkaan tietoja tulee luovuttaa yrityksen ulkopuolisille tahoille mistä tahansa syistä, IH kysyy luvan tietojen luovutukseen asianosaiselta yritykseltä ja henkilöiltä, joita tiedonluovutus koskee.

 

Rekisterien suojaus

IH:n rekisterit on edellä esitetyn mukaisesti tallennettu tarkoituksenmukaisilla välineillä. Tietojärjestelmiin pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Tietoja ei säilytetä paperilla.

 

Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa pyytää IH:lta tiedot, jotka rekisteröidystä on tallennettu rekisteriin ja saada niistä itselleen kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien rekisteritietojensa korjaamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää omien tietojensa poistamista rekisteristä. Tietojen poistoperiaatteita on eri rekisterien osalta käsitelty edellä. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. IH:lla on lisäksi oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta siltä osin, kun ne koskevat voimassa olevaan Asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita. IH:lla on oikeutettu etu olla poistamatta tietoja tai on syytä epäillä poiston vaikeuttavan mahdollisten väärinkäytösten selvittelyä. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.

 

Evästeiden ja tilastoinnin käyttö IH:n kotisivulla

IH:n kotisivuilla käytetään evästeitä. Evästeiden ja tilastoinnin tarkoitus on parantaa ja kehittää, sekä kohdentaa IH:n kotisivustoa ja sen sisältöä. Kysymme sivustoillamme vierailevalta taholta hyväksynnän evästeiden käyttöön. Mikäli vierailija ei hyväksy evästeitä, ei tietoja kerätä.

IH:n kotisivuilta voi olla linkkejä kolmansien osapuolten kotisivuille. IH ei vastaa kolmansien osapuolten sivustoista tai niiden sisällöstä. Kolmansien osapuolten sivustot eivät ole osa Innovation Home:a ja niiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa Innovation Home:n käytännöistä. Linkitettyjen sivustojen omistajilla on koska tahansa oikeus pyytää IH:ta poistamaan linkitys omalle sivustollensa, mikäli siihen ei liity sopimuksellista velvoitetta. Voit pyytää tietojesi poistoa olemalla yhteydessä sähköpostiosoitteeseen work@innovationhome.fi

 

Evästeiden ja tilastoinnin käyttö IH:n kotisivulla

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen tietojen käsittelyssä on Innovation Home:n toimesta tapahtunut rikkomus.

© Innovation Home, Tietosuojakäytäntö ja Rekisteriseloste