Kuva: Toimitusjohtaja Henri Hietala avaa tässä kolumnissaan, mikä on klassinen omena ja appelsiini -harha toimistomarkkinassa.
Toimistopäätöstä tekevä kohtaa usein saman haasteen: toimistohinnat ovat keskenään vaikeasti vertailtavissa. Helpottaakseen vertailua moni, varsinkin kulutasoa painottava päättäjä, tarttuu helposti ymmärrettävään tunnuslukuun: €/m² eli neliövuokra.
Se kertoo yksinkertaisella tavalla, kuinka paljon kustannuksia syntyy per neliö. Se tekee eri toimistovaihtoehdoista näennäisesti helposti vertailukelpoisia tuomalla yhteen kaksi toimistopäätöksen keskeistä ulottuvuutta: toimiston kulutason (€) ja toimiston koon (m²). Joissakin tilanteissa se todellakin tekee näin, toisissa taas se johtaa päättäjää pahasti harhaan.
Toimistojen omenat ja appelsiinit
Syy, miksi päättäjä voi päätyä pahasti harhaan, on klassinen omenoiden ja appelsiinien vertailutilanne. Vaikka €/m² vaikuttaa mittarina selkeältä, ovat sen molemmat muuttujat usein toimistojen vertailutilanteessa ongelmallisia.
Osoittajassa oleva € kuvaa toimiston kuluja, jonka luulisi olevan melko suoraviivainen. Todellisuudessa jo pelkkä € voi tarkoittaa hyvin eri asioita riippuen siitä, mitä siihen on laskettu mukaan.
Toimisto-omenoiden markkinassa vertaillaan pelkkää vuokraa, joka usein mielletäänkin käytännössä toimiston hinnaksi. Toimisto-appelsiinien markkinassa kuluun lasketaan mukaan myös toimiston juoksevat ylläpitokulut, kuten sähkö ja vesi, joillakin myös netti ja siivous.
Osa markkinasta menee tätäkin pidemmälle: kulu pitää sisällään kaiken sen, mikä tekee toimistosta oikeasti toimivan. Tähän kuuluvat ylläpitokulujen lisäksi myös toimivuuden kulut, kuten kalusteet ja palvelut. Perinteisessä toimistossa nämä toimivuuden kulut jäävät usein kokonaan huomioimatta tai ovat vaikeasti arvioitavissa etukäteen. Palvelullisessa toimistossa ne taas näkyvät suoraan hinnassa, mikä saa sen helposti tuntumaan kalliimmalta verrattuna perinteiseen omaan toimistovaihtoehtoon.
Toimiston kevyen ylläpidon piilokulut ovat tyypillisesti noin 40–60 % vuokran päällä, riippuen toimiston koosta ja tavoitellusta toimivuuden tasosta. Mitä pienempi toimisto, sitä suurempi on näiden muiden kulujen suhteellinen osuus. Ja mitä enemmän toimivuutta haluat, sitä enemmän se maksaa seinien lisäksi. Korkeaa palvelutasoa tavoiteltaessa piilokulut voivat nousta jopa suuremmiksi kuin itse vuokra. Kun tätä eroa ei huomioida, halvimmalta näyttävä omena voi todellisuudessa olla kalliimpi kuin huolella koottu appelsiini. Sama koskee myös kokonaiskulujen suoraa vertailua: luku on luotettava vain, jos siihen on osattu sisällyttää kaikki olennainen näkyvien ja näkymättömien kulujen puolelta.
Nimittäjässä oleva m² puolestaan kuvaa toimiston kokoa, joka myös näyttää ensi silmäyksellä yksinkertaiselta luvulta. Todellisuudessa neliö ei ole aina neliö.
Osa tilasta on oikeasti hyötykäytössä: neliöitä, joille löytyy todellinen käyttötapa, joka tukee työtä suoraan tai välillisesti. Sama koskee myös sitä, miten oma ja jaettu tila vertautuvat toisiinsa. Oma, yksityinen toimisto on helppo hahmottaa: kaikki neliöt ovat käytössä koko ajan, ja ne on helppo laskea mukaan hintaan. Yhteisten tilojen arvoa on sen sijaan vaikeampi hahmottaa samalla tavalla. Kun osa käytettävissä olevasta pinta-alasta on kokoustiloja ja muita yhteisiä tiloja, joita ei tarvitse itse ylläpitää mutta jotka silti ovat käytössä tarvittaessa, todellinen käytettävä pinta-ala on moninkertainen siihen nähden, mitä pelkkä yksityisen tilan neliömäärä antaa ymmärtää.
Mistä toimiston hinta oikeasti koostuu
Millainen on juuri teille oikea toimisto? Joku pitää omenoista, toinen appelsiineista, ja markkinassa on jo myös kokonaisia hedelmäkoreja: ratkaisuja, jotka menevät kummankin yksittäisen vaihtoehdon ohi. Yhtä oikeaa vastausta ei ole, vaan se lähtee siitä, mitä ongelmaa toimistolla oikeasti ollaan ratkaisemassa.
Tärkeintä on ymmärtää, mistä oma hintalappu koostuu, oli kyse sitten omenasta, appelsiinista tai hedelmäkorista. Siksi rakensimme ilmaisen laskurin, jonka avulla näet omat numerot vertailun tueksi.
Halvalta vaikuttava toimisto ei välttämättä oikeasti ole halpa, kun kaikki helposti näkymättömiksi jäävät kulut huomioidaan. Hyvä lähtökohta on ymmärtää, mistä toimiston hinta oikeasti koostuu.
Jos haluat itse kokeilla, miltä oma laskelma näyttäisi, teimme sen tueksi toimistolaskurin.
Henri Hietala
Toimitusjohtaja, Innovation Home
