Tietosuojakäytännöt, Innovation Home Oy

Tietosuojakäytäntö ja rekisteriseloste

Innovation Home Oy, päivitetty 15.09.2026

Yhteystiedot
Yritys: Innovation Home Oy (jäljempänä IH)
Y-tunnus: 2709251–5
Postiosoite: Kansakoulukatu 3, 00100 Helsinki
Sähköposti: work@innovationhome.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Tommi Aaltonen

Innovation Home:n tietosuojaperiaatteet

Innovation Home kunnioittaa yksityisyyttäsi ja noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:

1. Arvostamme luottamusta, jota osoitat meille antaessasi henkilötietosi. Käytämme henkilötietojasi aina oikeudenmukaisella ja luottamuksesi arvoisella tavalla.
2. Sinulla on oikeus saada selkeää tietoa siitä, miten käytämme henkilötietojasi. Olemme aina avoimia siitä, mitä tietoa keräämme, miten sitä käytämme, kenen kanssa jaamme sitä ja kehen voit olla yhteydessä, jos sinulla on kysyttävää.
3. Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käytöstä, selvitämme ne yhdessä viipymättä.
4. Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimiin suojataksemme tietojasi väärinkäytöltä ja pitääksemme ne turvassa.
5. Noudatamme kaikkea sovellettavaa Suomen ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä ja teemme yhteistyötä tietosuojaviranomaisten kanssa.
6. Otamme tietosuojan huomioon myös kaikissa palveluissamme ja vastaamme mielellämme asiakkaidemme tietosuojaa koskeviin kysymyksiin.
7. Henkilöstömme työsopimukset sisältävät vaitiolovelvollisuuden kaikkien niiden asiakaskohtaisten tietojen osalta, joihin heillä on pääsy työtehtäviensä vuoksi. Pääsy asiakastietoihin on rajattu työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömään.

Innovation Homen rekisterit

IH ylläpitää rekistereitä asiakkaistaan, yhteyshenkilöistä, potentiaalisista asiakkaista sekä omasta henkilökunnastaan. IH käyttää rekisteröidyltä suoraan kerättyä tietoa viestintään, omien palveluidensa kehittämiseen sekä yhteydenpitoon edellä mainittujen sidosryhmien kanssa. Viestintä voi sisältää myös markkinointiviestintää, mutta se rajoittuu IH omiin palveluihin. IH ei käytä sopimusasiakkailta tai kumppaneilta saatuja henkilötietoja yllä mainittuihin tarkoituksiin ilman asianosaisen suostumusta.

Rekistereihin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämätön tieto. Tietojen poistoperiaatteet on kuvattu kunkin rekisterin kohdalla. Lokitiedostoihin tallentunutta tietoa ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vielä vuosienkin kuluttua mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi tai riitatilanteen ratkaisemiseksi.

Innovation Homen ylläpitämien rekisterien tietosisältö ja käsittelyperiaatteet

IH ylläpitää alla kuvattuja rekistereitä. Kaikkien rekisterien tietosisältöä koskee IH:n henkilöstön vaitiolovelvollisuus.

Asiakas- ja sopimusrekisterit (Hubspot)

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano
IH:n tietojärjestelmät ja paperiarkistot
Asiakkaan ja yhteyshenkilöiden tiedot, sopimukset, tarjoukset, kirjeenvaihto, palaverimuistiot, sähköpostikeskustelut ja kalenterimerkinnät
Yhteystiedot poistetaan pyynnöstä, muuta tietoa ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta work@innovationhome.fi
Käyttöoikeus IH:n henkilökunnalla ja heihin rinnastettavilla tahoilla

Laskutustietorekisteri

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki)
Procountor-järjestelmä
Asiakkaan laskutusosoite ja laskutukseen liittyvät tiedot, esim. viitenumero ja maksuehdot
Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjen laskujen tietoja ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta work@innovationhome.fi
Käyttöoikeus vain IH:n henkilökunnalla ja kirjanpitäjillä, jotka tarvitsevat tietoa tehtäviensä hoitamiseen. Kirjanpito on ulkoistettu Tili & Talous Kettunen Oy:lle (Y-tunnus 0868902-5).

Asiakastietorekisteri

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sopimusyhteyshenkilön tietojen osalta; muiden jäsenten tietojen käsittely perustuu IH:n oikeutettuun etuun jäsenyyden hallinnoinnissa, kulunvalvonnassa ja palvelun tuottamisessa
IH:n varausjärjestelmä Asio ja Hubspot (CRM)
Asiakkaiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja asema
Markkinointikiellot (kaikki markkinointi, vain sähköposti, vain tekstiviesti)
Segmentointi viestinnän kohdentamiseksi (esim. sopimusasiat, markkinointiviestit, toimialakohtaiset tarpeet)
Yritysten ja päättäjien yhteystietoja voidaan hankkia ja päivittää myös julkisista B2B-tietolähteistä (Vainu)
Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta work@innovationhome.fi

Henkilöstön palkanhallintarekisteri

Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano (työsopimus)
Palkanlaskenta on ulkoistettu Tili & Talous Kettunen Oy:lle (Y-tunnus 0868902-5)
Palkanmaksun ja vuosi-ilmoitusten edellyttämät lakisääteiset tiedot
Tieto poistetaan pyynnöstä vuosi-ilmoituksen valmistuttua. Jo kirjattuja palkanmaksuja ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta work@innovationhome.fi
Käyttöoikeus vain kirjanpitäjillä, palkanlaskijoilla ja IH:n rajatulla palkkahallinnon henkilöstöllä

Henkilöstön työsopimusrekisteri

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteinen velvoite
Työsopimukset, työtodistukset, palkkatiedot, ansioluettelot, salassapitositoumukset. Säilytys Sharepointissa ja palkanlaskennassa
Tietoa ei poisteta
Käyttöoikeus vain IH:n johdolla

Markkinointirekisteri

Käsittelyperuste: oikeutettu etu (B2B-suoramarkkinointi)
Hubspot (CRM) ja Mailchimp
Mailchimp-vastaanottajajoukko sisältää osittain eri yhteystietoja kuin Hubspot, esimerkiksi Arabia 135 -korttelin toimijoiden yhteystietoja
Kohdealojen organisaatioiden yhteyshenkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet
Käytetään ainoastaan IH:n palveluihin liittyvään viestintään
Kerätään asiakkaiden julkisilta verkkosivuilta, jäsenrekistereistä tai muista julkisista lähteistä, mukaan lukien julkiset B2B-yritystietopalvelut (Vainu)
Tieto poistetaan pyynnöstä. Jo lähetettyjä viestejä ei poisteta.

Käyttäjän pääsytietorekisteri

Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano
Asio-varausjärjestelmä
Tieto poistetaan henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyynnöstä. Jo tehtyjä varauksia tai muita tietokantapäivityksiä ei poisteta. Poistoa voi pyytää osoitteesta work@innovationhome.fi

Kulunvaltonta- ja kameravalvontarekisteri

Käsittelyperuste: oikeutettu etu (turvallisuus, omaisuudensuoja)
Avigilon Alta -kameravalvontajärjestelmä
Valvontakamerat kuvaavat vain IH:n hallinnoimia, vuokraamia tai omistamia tiloja
Kameroita käytetään IH:n ja sen asiakkaiden omaisuuden suojaamiseen sekä henkilöturvallisuuden varmistamiseen
Kamerat eivät tallenna ääntä eivätkä käytä kasvojentunnistusta
Tallenteet säilyvät 30 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat ja ylikirjoittuvat
Pääsy tallenteisiin on rajattu IH:n vastuuhenkilölle (Tommi Aaltonen). Muilla IH:n työntekijöillä ei ole pääsyä järjestelmään
Tieto poistetaan henkilön tai organisaation pääkäyttäjän pyynnöstä. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tarkat ajankohdat, jolloin hän tai hänen edustamansa organisaation edustaja esiintyy tallenteella

Tulostinjärjestelmä

Tarkoitus: tulostus-, skannaus- ja kopiointipalveluiden tarjoaminen
Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano (jäsen-/palvelusopimus) sekä oikeutettu etu (turvallisuus, palvelun laatu)
Tietoryhmät: nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus/PIN/kulkukortti, käyttöloki (työ, aika, sivumäärä) sekä skannauksissa vastaanottajan sähköpostiosoite
Käsittelijät: Canorama Oy; Canon uniFLOW Online (NT-ware Systemprogrammierung GmbH, Saksa, EU/ETA)
Tulostustyöt säilyvät 3 päivää; lokit vain tarpeellisen ajan
Lisätietoa: uniFLOW Online Security White Paper

Hallinto- ja osakasrekisteri

Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite (osakeyhtiölain mukainen pöytäkirja- ja asiakirjojen säilytysvelvollisuus) sekä sopimuksen täytäntöönpano (osakassopimus)
Assently-järjestelmä sekä Sharepoint
IH:n hallituksen pöytäkirjat, osakassopimukset ja yhtiökokouspöytäkirjat; hallituksen jäsenten ja osakkaiden nimet, yhteystiedot ja mahdolliset henkilötunnukset allekirjoitusta varten
Tietoa ei poisteta osakeyhtiölain mukaisen säilytysvelvollisuuden vuoksi
Käyttöoikeus vain IH:n johdolla

Tekoälytyökalujen käyttö

Innovation Home hyödyntää toiminnassaan tekoälypohjaisia työkaluja osana asiakas- ja jäsenpalvelua, markkinointia ja sisäistä hallintoa.

HubSpot Breeze — osa HubSpot-sopimustamme (data EU-palvelimella). Toimii olemassa olevien käyttöoikeuksien puitteissa eikä siirrä tietoja HubSpotin ulkopuolelle. Asiakasdataa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
RosaBot — HubSpotin tekoälypohjainen asiakaspalvelubotti IH:n verkkosivuilla. Botti ilmoittaa käyttäjälle nimensä yhteydessä olevansa ”Tekoälyavusteinen” heti keskustelun alussa (EU:n tekoälyasetuksen 50 artiklan mukainen läpinäkyvyysvaatimus). Keskustelussa kerätyt tiedot tallentuvat samaan Hubspot-järjestelmään kuin muu asiakastieto.
Claude (Anthropic), Team-tili — käytössä henkilökunnalla, kirjautuminen edellyttää SSO-tunnistautumista. Yhdistetty useisiin IH:n järjestelmiin (mm. HubSpot, Microsoft 365, Vainu, Mailchimp, Adobe, Canva) työtehtävien hoitamiseksi, kuten sopimustekstien laadinnassa, analytiikassa, markkinoinnissa ja sisällöntuotannossa. Käsittely perustuu Anthropicin kaupallisiin käyttöehtoihin sisältyvään käsittelysopimukseen (DPA); syötettyjä tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. Tiedonsiirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC).
ChatGPT (OpenAI), Business-tili — käytössä hallinnolla kuva- ja tarjousmateriaalien muokkaukseen. IH:lla on OpenAI:n kanssa allekirjoitettu käsittelysopimus. Mallien kouluttaminen syötetyllä datalla on kytketty pois käytöstä. Tiedonsiirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Ei yhdistetty muihin järjestelmiin.

Henkilökuntaa ohjeistetaan sisäisesti siitä, minkä tyyppisiä tietoja näihin työkaluihin saa syöttää.

Asiakastietojen luovutukset

IH ei luovuta asiakasrekisteriensä tietoja kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta alihankkijoita, jotka tuottavat palveluita IH:lle. Näissä tapauksissa luovutetaan vain palvelun tuottamisen kannalta välttämätön tieto. IH ei myy eikä vuokraa asiakasrekisteriensä tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli asiakastietoja on jostain syystä muutoin luovutettava ulkopuoliselle taholle, IH pyytää tähän suostumuksen asianomaiselta yritykseltä ja henkilöiltä ennen luovutusta.

IH:lla on lisäksi oikeus siirtää jäsensopimus siihen liittyvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen kolmannelle osapuolelle esimerkiksi liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä. Tällöin myös henkilötiedot siirtyvät sopimuksen vastaanottajalle, joka jatkaa niiden käsittelyä rekisterinpitäjänä samoin ehdoin. Siirrosta ilmoitetaan asianomaiselle jäsenyritykselle kirjallisesti.

Rekisterien suojaus

IH:n rekisterit on tallennettu edellä kuvatuin asianmukaisin välinein. Tietojärjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnusta, salasanaa ja tietokantapalvelimen osoitetta. Tietoa ei säilytetä paperilla.

Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytää IH:lta itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja saada niistä jäljennös. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisteritietojensa korjaamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Poistoperiaatteet on kuvattu edellä kunkin rekisterin kohdalla. Lokitiedostoihin tallentunutta tietoa ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vielä vuosienkin kuluttua mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi tai riitatilanteen ratkaisemiseksi. IH:lla on myös oikeus kieltäytyä tietojen poistosta siltä osin kuin se on sopimuksellisesti välttämätöntä käynnissä olevan asiakassuhteen kannalta, tai mikäli on syytä epäillä, että poisto vaikeuttaisi mahdollisen väärinkäytön selvittämistä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä tietojaan suoramarkkinointia, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle.

Evästeiden käyttö ja tilastointi Innovation Homen verkkosivuilla

IH:n verkkosivuilla käytetään evästeitä, joiden hallinnassa ja tilastoinnissa hyödynnetään Hubspot-järjestelmää. Evästeiden ja tilastoinnin tarkoituksena on IH:n verkkosivujen ja niiden sisällön parantaminen, kehittäminen ja kohdentaminen. Pyydämme verkkosivuillamme vierailijoilta suostumuksen evästeiden käyttöön. Mikäli vierailija ei anna suostumustaan evästeille, tietoa ei kerätä.

IH:n verkkosivuilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. IH ei vastaa kolmansien osapuolten verkkosivuista tai niiden sisällöstä.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty IH:n käytäntöjen vastaisesti.